グレイステクノロジーはドキュメント制作のコストを削減し、品質の向上を図り、納期を短縮いたします。 理想だけを掲げたコンサルティングではなく、確実に効果を出して行きます。我々がお手伝いをして、「コスト削減」「品質アップ」「納期短縮」が成功しなかった事例はありません。
我々はマニュアルやカタログの制作を通じて、いろいろな企業様のドキュメントを見てまいりました。種類の多いものや少ないもの、電子化されたものや紙のもの――。 しかし残念なことに、どの企業様のドキュメントも極めて“もったいない”状態で存在しているのです。具体的には、データの不統一から始まり、スタイルの不統一、目次構成の不統一、サイズ・色・紙質の不統一などです。
原因の一つには、ご担当部署およびご担当者様が複数に分かれてしまっているということがあげられます。ただし、それ以前に制作上のルールが明確でないか、ルールがあっても守られていないかが最大の原因だと考えられます。
ドキュメント制作におけるルールを、メーカー様が商品を製造するときのように細分化して構築すると、驚くほどの成果が出ます。ドキュメントの紙質を揃えて、古いデータを再利用・流用が利くようにデータベース化を行うと、20～40％のコスト削減が可能になります。
また、クライアント様の中には、すべてのマニュアルの印刷を止めていただいたことにより、年間で20億円ものコスト削減につながったという事例も出ています。
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運営・管理の煩雑さを解消したいというニーズに合わせて、コンサルティングを行います。 現状を把握した上で帳票や弊社のe-manualのシステムを組入れて、運営・管理のスムーズな流れを実現します。
制作管理・帳票・システム
発注管理・帳票・システム
進行管理・帳票・システム
在庫管理・帳票・システム
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一過性ではなく、永続的な仕組みとしてのコストダウンのニーズに合わせて、コンサルティングを行ないます。
業務フローの改善から始まり、フォーマット化、モジュール化、データベース化などを行いながら具体的なコストの削減を実現します。
- コスト削減
- 債務の債権化
- 納期短縮
- 業務・システムの改善
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現状の把握を行ない、品質管理マニュアルや規定・規約などの可視化された管理基準を作成します。 また、ドキュメントの品質を左右する用語・表記・表現を「用語集」として確立し、デザイン・レイアウトを確定する「スタイルガイド」も作成します。
- 各種製品マニュアル・カタログ
- 1.各国言語翻訳
- 原文統一
- 用語・表記・表現
- 2.スタイル・フォーマット
- 目次構成
- デザイン・レイアウト
- サイズ・用紙・製本・加工
- 3.テクニカルライティング
- 原文統一
- 用語・表記・表現
- 4.スタイル・フォーマット
- 目次構成
- デザイン・レイアウト
- サイズ・用紙・製本・加工
- 1.各国言語翻訳
- 各種業務管理マニュアル
- 1.各種管理手順書
- 2.各種管理手法書
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ドキュメントデータの再利用を志向して、フォームの確立、本文のモジュール化、そしてデータベースの構築と進めて行きます。ここでも弊社のe-manualを利用していただきますと、データベースの構築後、効率よく運営・管理していただけます。
- データ形式の統一化
- 目次構成の統一化
- ページ展開・デザインフォーマットの統一化
- タイトル・本文の統一化
本文のモジュール化
データベース・システムの構築
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ユーザーへのしっかりとした対応も重要ですから、当然のこととして対応マニュアルなども整備します。 しかし、そもそものユーザーからの問い合わせの削減を中心に考えていかないことには切りがありません。 マニュアルの適切な改善を行うと問い合わせ数は半減いたします。
- ユーザーログの分類・分析
- マニュアルの改定
- サポート部員の調査・教育
- 問い合わせ件数の削減
「目的」「情報」「工程」「完成物」を管理することによって、適切なマニュアル制作の体制構築が実現可能であるとグレイステクノロジーは考えます。
- 現状の把握から始まり、4つの視点からアプローチを行います。
- そこから問題/課題の抽出、解決へのプランニングを行います。
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●目的
利用目的に合わせた、最適なプランニングに基づいてデータの構築を行わないと、作成したデータを有効に活用できません。
ドキュメント制作会社ならではの視点に立って、本当の意味で資産となるデータ構築を行います。 -
●情報
ドキュメント制作を行うにあたって必要な情報を指し、製品に関わるドキュメント（企画書、仕様書、機能一覧等）を指します。
用語集、スタイルガイド等も情報を構成する要素に含みます。
ドキュメント制作にあたり、適切な情報が必要なタイミングに収集できているか、既存の情報を把握し、改善に向けて問題/課題の把握、抽出を行います。 -
●工程
工程とは、制作のフローを指し、ルール、内容、管理体制、人員を含みます。
どのような工程を経てドキュメントが作成されているか、現在の業務フローを詳細に渡り調査し、改善に向けて問題/課題の把握、抽出を行います。 -
●完成物
現状の工程、情報を複合して完成されたドキュメントを指します。
マニュアル、技術資料等、現在作成しているドキュメントを対象としております。
●ドキュメント全体
各種のマニュアル・カタログを商品別とカテゴリー別に分類して、改善のための枠組みを構築します。
●個別ドキュメント
全体の枠組みに沿って、個別の改善案を構築し個別のドキュメントを作成していきます。
●研修・セミナー
業務改善への意識付け（管理者・各担当者）
●業務改善プログラム
- 実態調査、業務マニュアル、管理マニュアル、手順書、管理帳票、規程、規約
- 既存システムとの連動、システム構築、e-manualの活用
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「e-manual」との連携によるマニュアルの電子化で印刷工程を不要化できました。印刷物の保管倉庫も不要になり、印刷代も含め20億円の削減に成功しました。
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ユーザーからの問い合わせやクレームの傾向を分析し、マニュアルの構成から内容まで見直しをはかりました。さらに、お客様側の部署間での連携に力を入れ、問い合わせを7割以上減らすことに成功しました。
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ERP（統合基幹業務システム）を導入した企業様で、ソフトウェアと現場を結ぶマニュアルがありませんでした。そこで実務に即したオリジナルのマニュアルをご提案し、人的負担の削減に貢献しました。
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大規模なコールセンター向けに、オペレータ用トレーニングプログラムを構築しました。カリキュラムは協力会社が担当、弊社はマニュアルやe-learningシステムを手がけ、サービス向上に貢献しました。
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