業務管理マニュアル | サービス案内 | グレイステクノロジー株式会社［技術翻訳マニュアル制作専門］

ホーム
サービス案内
業務管理マニュアル

1人でも部下を持つ管理・監督者の方は、絶えず悩んでいることでしょう。どうすれば自分から率先して動いてくれるようになるのか、なぜ同じ事を何度も言わなければならないのか。人の管理に対する悩みは今も昔も管理・監督者の頭痛の種です。
グレイステクノロジーでは、このような管理・監督者の方々のお悩みを、「業務管理マニュアル」を始めとした様々なツールを用いて解決します。
また、同時に定型フォーム・定型文章を用いる各種の規定や規約、有価証券報告書や目論見書といったドキュメントも作成いたします。

上記の4つのポイントを明確にする必要があります。明確にするとは、書いて、示して、説明を行い、納得させるというところまでをいいます。しかし、マニュアルが完成したら終わりという訳にはいきません。そこからいかにマニュアル通りに行動をとってもらうかが肝心です。

その業務の「目的」が理解され、その目的を達成するための方法が納得されてはじめて、行動と成果が期待できるのです。つまり、上記のポイントをしっかりと押さえて、さらに理解・納得してもらうまでコミュニケーションをとる必要があるということです。

: 業務内容の「目的」「目標」「成果基準」「手順」から「注意事項」「考え方」などを網羅します。

: 「部員用」に加えて、「管理項目」「管理基準」「管理水準」からはじまり「評価方法」「評価基準」「注意のしかた」「フォローのしかた」などを網羅します。

: 業務を遂行するためにとる「手続」だけをわかりやすく抜き出したものです。

: 業務の「疑問」を集約しておきます。

マニュアルとは違う次元で教育を行わないとならない事柄を明文化します。

教育・研修の実施も別途承りますのでご相談ください。

: 管理者の方が行う管理項目を日次、週次、月次、四半期、半期、年間という単位での評価項目として組入れたものです。

マニュアルは基本的には読んでもらえません。読んでも理解するか否かは別です。理解したからといって行動するか否かは別です。そして、行動したからといって成果が出るか出ないかも別です。では、なぜマニュアルを作成するのでしょうか？それは会社からの「指針」であり「方法そのもの」だからなのです。

たとえば安全に関するマニュアルならば、すべての社員が安全で事故が起きないようにという配慮のもとに作成されているはずです。また、そのマニュアルが販売管理用であれば、お客様に対しての接し方やとるべき態度なども書かれているはずです。つまり、迷う必要がないように「道標」が記載されている訳です。しかし、コミュニケーションをとりながら納得してもらうようにしていかないと、なかなか読んでもらえないのが実情です。グレイステクノロジーでは、究極の方法として「読ませないマニュアル」を考案いたしました。もちろんマニュアル自体は可能な限りしっかりと作成しますが、読ませる必要のないように帳票や伝票を中心とした「システム」に置き換えます。

企業の中のあらゆる業務が帳票や伝票で管理されています。既にコンピュータ化されている帳票類も存在していると思います。そのコンピュータ化された帳票や伝票だけで業務が回ったとすればマニュアルや規程・規約はいらない訳です。業務管理マニュアルは、業務の流れを順序立てて説明しています。そこにはすべて何らかの帳票や伝票が存在しているはずです。

つまり、その業務の流れに沿って帳票・伝票に工夫を凝らして作成していくのです。既に我々はその方法を商品化しています。読ませないマニュアル、伝票や帳票だけでマニュアルを読んで行動をとったようになる仕組みです。