品質へのこだわり

QUALITY ASSURANCE

品質の高いマニュアル作成を実現する3つの取り組みがあります。

私たちが考えるマニュアル作成の品質の高さとは、ユーザーがマニュアルを読んだ際に違和感なく内容を理解することができ、マニュアルだけで業務を遂行できることといえます。文書構造が論理的でなかったり、用語の表記がばらついていたりするマニュアルはお問い合わせを増加させ、企業のブランドイメージを傷つけます。私たちは無駄な経費や工数のかからない「本当に使えるマニュアル」を作る体制を構築し、特にその中でも以下の3つの取り組みを重視して、高品質を実現し続けています。

1. 緻密で厳格なルールに則ったワークフロー

100以上の帳票があり、不備があると次に進めない業務フローになっています。

私たちは、精鋭部隊であるライティング/翻訳のスペシャリストと、徹底したチェックシステムで、マニュアルの品質をほぼ「完璧」と呼べる領域まで高めています。ライターや翻訳者は厳しく選別され数々の「狭き門」と面談をクリアした、技術とこころ構えの両面を持ちあわせたまさに精鋭集団です。

契約スタッフによって翻訳された原稿は、まず発注時の「指示」「注意」などの項目に則った「受入検査」という工程を通過します。その後、本格的な翻訳チェックとなります。当社の翻訳チェックは、「業務の工程」や「項目」「判断基準」を細分化し、定義しています。

技術翻訳「確かな品質をお約束するフロー」

国際規格の品質マネジメントシステム「ISO9001」を取得しています。

当社はISO9001認証を2007年5月31日に取得しました(前身の株式会社日本マニュアルセンターは2000年に取得)。私たちはこの規格取得の過程で、ISO9001に準拠した177シート・4,500項目の基本業務フローを徹底的に身につけました。その結果、大きく品質が安定し、お客様のご支持と信頼の獲得につながりました。1社に対して50,000語にも及ぶ用語集や、お客様個別対応のデザイン・レイアウト・ 級数・書体などを定義したスタイルガイド作成によるフォームの統一などの業務プロセスが、このフローに含まれています。

2. 品質の高さを担保しているチェックツール群

用語集/スタイルガイドを定めた上で、ルールを遵守します。

グレイステクノロジーでは、お客様のマニュアルの文章表現を構文解析し、詳細な用語集/スタイルガイドを作成します。単純な名詞、動詞、熟語はもちろん、日本語としての漢字表記、カタカナ表記、ひらがな表記、送り仮名なども全てルール化します。新たなマニュアルを作成するときは、これらのルールを絶対的な基準として定めた上で、制作を進めます。

お客様との間で認識のズレを発生させません。

「始めてみたら話が違う」ということは当社ではあり得ません。いただいた資料の不明点、問題点も明らかにした上で、お見積り提出時には「受注内容確認書」をご提出し、作業仕様や条件を明確にいたします。お客様と当社の間で、最終成果物のイメージを擦り合わせた上で、制作を開始いたします。

タスクごとにマイルストーンを設定し、スケジュール遅延を防ぎます。

進行中のプロジェクトに関しては、案件担当者および全社でジョブの進行状況を共有しています。プロセスの継ぎ目ごとには、「検査記録票」によって必ず品質管理の検査を行います。開発状況の変化や仕様変更によりスケジュールに影響が出る場合は、即座にご相談の上、再作成したスケジュールを書面でご提示する体制が徹底しています。

3. プロジェクト管理に強く特化した社内体制

ディレクションとコーディネーションに特化して円滑に進行します。

常に安定し、高品質な成果物をお届けするため、私たちが選んだ手法は『業務をディレクションとコーディネーションに特化し、実作業を協力会社・契約スタッフに委託すること』でした。私たちは「ディレクション=明確な方向性」、「コーディネーション=調整役」と考えます。どちらもプロジェクトの全体像を正確に捉え、仕様やコンセプトなどから外れることなく、定められたゴールへスムーズに到達するために必要不可欠な存在です。

マニュアル作成の全工程においてプロフェッショナルなスタッフが担当します。

当社では、ひとつのマニュアル作成の工程において数多くのプロフェッショナルが関わることで、品質の高いマニュアルを生み出すことができています。各自が職責を果たすべく日々研鑽し、妥協を許さないプロ意識を持って取り組んでいます。プロ意識を求めるのは外部のスタッフに対しても同様です。成果物は、標準化された177シート・4,500項目に基づいて評価され、至らない点は確実にフィードバックを行います。同じミスは繰り返さない。常にプロフェッショナルとしての価値を提供し続けるための努力を怠りません。

業務マニュアルのサンプルをご覧いただけます。

上記でご紹介していない、さまざまなツール類を含む実際の業務マニュアルのサンプルをご覧いただけます。こちらの内容から、グレイステクノロジーの業務の細やかさをぜひ実際にご確認ください。

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