社内業務マニュアル

INTERNAL OPERATION MANUAL

1人でも部下を持つ管理・監督者の方は、絶えず悩んでいることでしょう。どうすれば自分から率先して動いてくれるようになるのか、なぜ同じことを何度も言わなければならないのか。人の管理に対する悩みは今も昔も管理・監督者の頭痛の種です。このような管理・監督者の方々のお悩みを、「社内業務マニュアル」をはじめとしたさまざまなツールを用いて解決します。

こんなお悩みをお持ちのお客様に最適です

  • 業務マニュアルを作っても一向に改善されない
  • 社員が率先して動いてくれない
  • 同じことを何度も伝えなければいけない
  • 業務の目的が社内で浸透していない

本当に使えるマニュアルは、伝票や帳票だけでマニュアルどおりの行動をとるようになるしくみです

「読ませないマニュアル」のしくみをご紹介します

マニュアルは、企業の「指針」であり「方法そのもの」を明示するためのものです。 マニュアルには、企業における日常の行動について迷うことがないように「道標」が記載されています。目を通して納得してもらうには、工夫が必要となります。

グレイステクノロジーでは、究極の方法として「読ませないマニュアル」を考案いたしました。マニュアル自体はしっかりと作成し、 その上で、帳票や伝票を中心とした「読まなくてもわかる」システムに置き換えます。

社内業務マニュアルでは、業務の流れを、そこで使われる帳票や伝票を中心に、順序立てて説明していきます。つまり、「読ませないマニュアル」とは、伝票や帳票だけでマニュアルどおりの行動をとるように「社内体制から変革する」しくみです。


読ませないマニュアル制作基本フロー 1.対象業務の調査・確認 2.業務用帳票・伝票類の確認 3.業務用システムの調査・確認 4.業務対象者のヒアリング調査およびギャップ分析 5.業務マニュアルの企画・立案 6.業務の規定・規律の項目立案 7.業務マニュアル・規定・規約作成 8.業務用システムの再構築および帳票・伝票のシステム化 9.業務用システム・マニュアル・帳票・伝票・規定・規約の運用 10.業務用システム・マニュアル・帳票・伝票・規定・規約の修正・完成

社内業務マニュアル作成の4つのポイント

「書いて」「示して」「説明する」という段階を踏んで、4つのポイントを納得してもらわなければ、業務はうまく遂行されません。以下のポイントをしっかりと押さえ、さらに理解・納得してもらうまでコミュニケーションすることが必要となります。

  1. 業務における
    「目的」を明確にする

    業務対象者について、「目的」の浸透度合いを測定し、共通の把握がなされているかを図ります。

  2. 目的達成のための
    「目標」を立てる

    目的を達成するための方法や行動のとりかた、そのための手段などを明示します。

  3. 誰もが理解できる
    「成果基準」を設定する

    目的や目標における「成果基準」を、誰もが理解できるよう明確に設定します。

  4. 目的達成のための
    「手順」を明記する

    目的を達成するためにマイルストーンを設定するなど、「手順」を詳しく明記します。

理想とするマニュアル・テキストの構成

業務管理用マニュアル(部員用)

業務内容の「目的」「目標」「成果基準」「手順」から「注意事項」「考え方」などを網羅します。

業務管理用マニュアル(管理者用)

「部員用」に加えて、「管理項目」「管理基準」「管理水準」からはじまり「評価方法」「評価基準」「注意のしかた」「フォローのしかた」などを網羅します。

業務用手続集

業務を遂行するためにとる「手続」だけをわかりやすく抜き出したものです。

業務用FAQ集

業務の「疑問」を集約しておきます。

業務内容教育テキスト(部員用/管理者用)

マニュアルと並行し、教育を行うべき事柄を明文化します。教育・研修の実施も別途承りますのでご相談ください。

業務内容チェック・評価シート

管理者が行う管理項目を日次、週次、月次、四半期、半期、年間という単位での評価項目として組入れたものです。

主な対象マニュアルの一覧をご覧ください

  • 各種業務管理マニュアル
  • 人事・総務管理マニュアル
  • 財務・経理管理マニュアル
  • 購買管理マニュアル
  • 販売管理マニュアル
  • 生産管理マニュアル
  • 各種教育マニュアル
  • 各年次教育テキスト
  • マネジメント教育テキスト
  • 昇進・昇格用テキスト
  • 各種機器およびシステム習得テキスト
  • 各種監査マニュアル
  • 内部監査マニュアル
  • 会計監査マニュアル
  • 業務監査マニュアル
  • 金融検査マニュアル
  • 情報セキュリティ監査マニュアル
  • システム監査マニュアル
  • ISO品質マニュアル(ISO規程集、規約集)
  • 内部統制マニュアル(業務フロー図、業務記述書、リスクコントロールマトリックス)
  • 有価証券報告書(Iの部、IIの部)
  • 目論見書(Form 10-Q)
  • 各種業務規程・規約集

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